Event Management σε 5 Βήματα
της Έλενας Καραγκούνη
Λέξεις, όπως “ίσως, πιθανόν, μάλλον”, δεν χωράνε στη διοργάνωση εκδηλώσεων. Αντιθέτως, χρειάζεται σιγουριά, ακρίβεια και βεβαιότητα σε κάθε βήμα της εκδήλωσης ακόμη και στις φαινομενικά ασήμαντες λεπτομέρειες. Μόνο 5 βήματα απαιτούνται για επιτυχημένο event management, ωστόσο και τα 5 είναι εξίσου σημαντικά και αν παραμεληθεί κάποιο από αυτά, διακυβεύεται η επιτυχία ολόκληρης της εκδήλωσης.
1. Οργάνωση
Η καλή οργάνωση είναι η βάση για μία επιτυχημένη εκδήλωση. Τα ερωτήματα “τί, ποιός, πού, πότε, γιατί” πρέπει να έχουν απαντηθεί εκ των προτέρων για κάθε πλευρά της εκδήλωσης. Σε αυτό το βήμα είναι σημαντικό να συνεργαστούν άτομα διαφορετικών ικανοτήτων, για να αναλάβουν σχετικές ευθύνες στον προγραμματισμό της εκδήλωσης. Επίσης, είναι απαραίτητο, πριν παρθούν οριστικές αποφάσεις, να έχουν γίνει κατανοητές – από όλους τους συμμετέχοντες στη διοργάνωση – οι απαιτήσεις του πελάτη και οι προσδοκίες του κοινού της εκδήλωσης.
Τέλος, ο προϋπολογισμός καλό θα ήταν να γίνει όσο το δυνατόν πιο αναλυτικός, ώστε να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις, ενώ πρέπει να τεθούν χρονικές προθεσμίες για την εκτέλεση κάθε δραστηριότητας.
2. Δράση
Οι ιδέες φεύγουν από τα χαρτιά και γίνονται πραγματικότητα. Πρόκειται για κρίσιμο βήμα, καθώς εδώ επιβεβαιώνονται
σημεία – κλειδιά της εκδήλωσης, όπως ημερομηνία, τοποθεσία και ομιλητές, καθώς και διάφορες διαδικαστικές λεπτομέρειες, όπως η ρύθμιση της μεταφοράς των καλεσμένων από και προς την εκδήλωση και η απόκτηση αδειών από δημόσιους φορείς. Είναι σημαντικό σε αυτήν την φάση, να γνωρίζετε, εάν έχει γίνει δεκτός ο προτεινόμενος προϋπολογισμός και να συντονίσετε αποτελεσματικά τις ομάδες, που έχουν αναλάβει να θέσουν τα σχέδιά σας σε λειτουργία. Αφού διευθετηθούν όλα αυτά, μένει η δημοσιοποίηση της εκδήλωσης στα ΜΜΕ και στα social media, καθώς και η προετοιμασία ενημερωτικών φυλλαδίων και σχετικών newsletter για τη γνωστοποίηση της εκδήλωσης στο στοχευόμενο κοινό.
3. Συνεργασία
Η συνεχής συνεργασία με όλους τους συμμετέχοντες στην εκδήλωση (χορηγοί, ομιλητές, προσωπικό) είναι μεγάλης σημασία για την ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσης. Μία με δύο μέρες πριν από την εκδήλωση, δημιουργείται η λίστα των καλεσμένων, που απάντησαν, ότι θα παρευρεθούν, καταγράφεται ο εξοπλισμός της αίθουσας, από τα βασικά οπτικοακουστικά συστήματα (οθόνες, μικρόφωνα κλπ.), μέχρι τα αξεσουάρ των τραπεζιών (στυλό, σημειωματάρια, μπουκαλάκια νερού κλπ.) και προγραμματίζεται η εκδήλωση λεπτό προς λεπτό, ώστε να ενημερωθούν εγκαίρως οι αρμόδιοι για τη στιγμή, που πρέπει να εκτελέσουν την κάθε εργασία.
4. Έλεγχος
Λίγες ώρες πριν από την εκδήλωση, πρέπει να γίνουν όλοι οι απαραίτητοι έλεγχοι (catering, reception, διακόσμηση, φωτογράφοι, οπτικοακουστικά συστήματα, φωτισμός, ασφάλεια, banner χορηγών, μεταφορές), ώστε να εξασφαλιστεί, ότι όλα πηγαίνουν σύμφωνα με το πλάνο.
5. Αξιολόγηση
Η εκδήλωση έφτασε στο τέλος της και το κοινό έμεινε ευχαριστημένο. Ωστόσο, επειδή πάντα υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης, είναι ευκαιρία να μιλήσετε με τους καλεσμένους και να δείτε, τι θα μπορούσατε να είχατε κάνει διαφορετικά και, χωρίς αμφιβολία, η πληροφόρηση, που θα συλλέξετε, θα σας φανεί ιδιαίτερα χρήσιμη σε μελλοντικές εκδηλώσεις.